Breng in kaart wat je hebt

2. Inventariseer producten en verpakkingen
Dit begint niet bij compliance, maar bij de productdata zelf. Denk aan welke producten je voert, in welke verpakkingsvarianten en via welke kanalen. Meestal is dit een gezamenlijke klus van category-management en product datamanagement.

De volledige lijst van productdata staat vaak niet op één plek. In veel organisaties duiken hier verpakkingsvarianten op die alleen in een oude Excel-lijst of bij een regionale vestiging beschreven staan.

3. Verzamel product-, materiaal- en leveranciersdata
Zodra je weet wát je hebt, moet je weten waar het van gemaakt is en door wie. Inkoop speelt hier vaak een hoofdrol, want leveranciers moeten materiaalspecificaties en substantie-informatie aanleveren. Dit heeft een leverancier vaak niet standaard klaarliggen. Het kan dus even duren voordat je hier alle informatie compleet hebt.

Breng structuur en hiërarchie in verpakkingscomponenten

4. Structureer verpakkingscomponenten en materiaalinformatie
Losse data is nog geen bruikbare data. Hier komt het datamanagement-team in beeld. Verpakkingscomponenten (doos, folie, sluiting, label) worden consistent benoemd en gekoppeld aan materiaal-types. Dat zorgt ervoor dat je niet voor elk rapport opnieuw handmatig hoeft te zoeken.

5. Leg verpakkingshiërarchieën en BoM-relaties vast
Een verpakking bestaat vaak uit meerdere lagen (primair, secundair of tertiair), elk met eigen materialen en gewichten. Product development en datamanagement leggen samen vast hoe die lagen tot elkaar verhouden, in een bill-of-materials uitgewerkt tot op componentniveau. Een standaard spreadsheet gaat hier vaak vast lopen door de complexiteit.

Documentatie als het nodig is en het proces voor de lange termijn

8. Genereer de benodigde PPWR-compliance-documentatie (DoC's)
Je hoeft niet voor elke verpakking alvast een Declaration of Conformity te printen en op te slaan. Maar de beoordeling en technische onderbouwing moeten dan al wel klaar zijn voordat de verpakking (en daarmee je product) op de markt komt. Volgens de regelgeving heb je tien dagen om een DoC aan te leveren zodra een toezichthouder erom vraagt. Die tien dagen zijn haalbaar als de onderliggende data op orde is.

Compliance genereert het document dus pas op het moment dat er nadrukkelijk om wordt gevraagd. Bijvoorbeeld sales die een klant een DoC moet sturen, of een audit die eraan komt. Het werk zit in de voorbereiding en niet in het papierwerk achteraf.

9. Richt processen in voor blijvende PPWR-compliance
PPWR is geen project met een einddatum, het is een verplichting die meebeweegt met elke nieuwe verpakking, leverancier of marktintroductie. Wanneer een onderdeel wijzigt dan wil je dat eenvoudig doorvoeren in de Data Supply Chain.

Governance en IT werken hier samen. Wie is verantwoordelijk als er een nieuw product bijkomt, hoe vaak wordt data herzien en wie signaleert een volgende wetswijziging (zoals de materiaallabels van 2028). Zonder een eigenaar die de regie houdt is al je werk binnen de kortste keren voor niets geweest.

Er zit geen enkele stap tussen die één afdeling in zijn eentje kan doen. Category management, inkoop, datamanagement, kwaliteit, IT en compliance werken hier nauw samen. PPWR-ready worden lukt niet met een checklist die op één bureau blijft liggen. Het is een proces waarin iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheid is.

Beschouw het niet als een IT-project

De organisaties die hier het snelst doorheen komen, zijn niet per se de organisaties met de minste verpakkingsvarianten. Het zijn de organisaties die alle stappen serieus doorlopen. En een duidelijke eigenaar aanwijzen voordat de eerste data wordt verzameld, in plaats van achteraf uitzoeken wie verantwoordelijk had moeten zijn.

Wil je weten waar jouw organisatie nu staat ten opzichte van deze stappen? Vul de PPWR-quickscan in en je weet binnen een paar dagen precies welke stappen al staan en wat nog aandacht vraagt.